為加強公司內(nèi)部管理，保持工作的規(guī)律和連貫性，根據(jù)實際運行情況特對報銷流程作如下規(guī)定： 第一條采購付款報銷流程 1、若有供貨商發(fā)票未到而需先付款的，應(yīng)先填寫采購申請單，注明材料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，估計價格，金額，運費、供貨單位及付款方式(現(xiàn)金、支票、電匯等)，并由部門主管簽字確認，交相關(guān)部門副總經(jīng)理審核落實，由財務(wù)總監(jiān)審核簽字認可，并由總經(jīng)理簽字同意，方可向財務(wù)部辦理借款手續(xù)并支取款項(現(xiàn)金或支票等); 2、采購?fù)瓿珊蟛少弳T應(yīng)在一周內(nèi)報賬，采購員持有效單據(jù)到財務(wù)部結(jié)算，即必須附有正確及有效的票據(jù)來證實支出，收據(jù)、發(fā)票必須是正本，并加蓋對方公章，復(fù)印件、白條將不予受理，采購員采購時應(yīng)盡可能要求供應(yīng)商開發(fā)票(注：若不能取得收據(jù)原件應(yīng)取得收據(jù)傳真并同時注明該傳真件與原件同具法律效力)，交回財務(wù)部，以便財務(wù)做賬。 第二條借款報銷流程 1、因工作需要向公司暫支借款，需先填寫借款單，借據(jù)中需標明借款日期、借款金額、借款用途及借款人本人簽字。其中借款金額大小寫須相符，且借據(jù)表面不得涂抹。舊賬未清應(yīng)先核銷舊賬，否則不可以再借款。 2、借款人將填好的借據(jù)交由借款人所屬的部門經(jīng)理簽字，部門經(jīng)理需問明借款緣由，確認用途妥當后方可簽字審批。 3、借款人將部門經(jīng)理簽字后的借據(jù)交由財務(wù)會計審核后再交相關(guān)部門副總經(jīng)理確認落實，并由財務(wù)總監(jiān)簽字審批，總經(jīng)理簽字后視為財務(wù)部可以支付該款項。 4、財務(wù)部出納員看到簽批手續(xù)齊全的借據(jù)后，方可付款。如有一項簽批手續(xù)不全，出納員不予支付。 5、借款人需保證在借款之日起一周內(nèi)報賬還款(出差人員則在回公司后一周內(nèi)結(jié)清，對于異地出差人員補充借款應(yīng)填寫借款單，并以傳真的方式發(fā)回公司，但必須注明：原件與傳真件同具法律效力，同時必須把前期的費用報銷單據(jù)連同借款單一并郵回公司，否則不予報銷并承擔經(jīng)濟責(zé)任，另外對于營銷人員借款參照《營銷人員薪酬管理辦法及費用管理》執(zhí)行，如需延長時限，應(yīng)提前通知財務(wù)部，無理由的延期還款，財務(wù)部有權(quán)按每逾期1天，扣除報銷總額的5%，超2天10%，依次類推。結(jié)算方式：以現(xiàn)金歸還或報銷單抵扣。 第三條日常費用報銷流程 1、因工作需要購買物品，需先填寫采購申請單(辦公用品將由行政部統(tǒng)一在月底統(tǒng)計物品種類、數(shù)量，編制月度采購計劃)，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審核同意后方可采購; 2、購買物品后需先填寫報銷單(確保提供正規(guī)發(fā)票等)，經(jīng)部門經(jīng)理確認、財務(wù)會計審核、財務(wù)總監(jiān)審批，并由總經(jīng)理簽字同意，方可向出納支取款項。 3、出差人員回公司后，出納應(yīng)及時提醒、督促報銷。一周內(nèi)必須完成報銷工作。 報銷內(nèi)容：按出差管理制度執(zhí)行。有關(guān)請客送禮需預(yù)先報請財務(wù)總監(jiān)確認，然后由總經(jīng)理簽字方能實施。 報銷單填寫：寫明出差時間、報銷內(nèi)容、金額等，并由部門經(jīng)理簽字確認。 4、糧繁加工部的臨工工資報銷須在一周之內(nèi)呈報派工單存根聯(lián)和相應(yīng)的入庫單據(jù)，以便會計審核，報銷人員持有主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后的派工單報銷聯(lián)于每周五下午4：00后到財務(wù)部辦理支付手續(xù)。經(jīng)財務(wù)會計審核，財務(wù)經(jīng)理復(fù)核，由部門副總經(jīng)理簽字確認并由財務(wù)總監(jiān)批準落實后上報總經(jīng)理簽字批準方可支付。 5、日常種子、下角料等運雜費由承運人員持有效單據(jù)到財務(wù)部經(jīng)財務(wù)會計審核，財務(wù)經(jīng)理簽字落實，并由財務(wù)總監(jiān)簽字確認后上報總經(jīng)理簽字批準方可付款。 6、報銷人將原始票據(jù)(正規(guī)發(fā)票)粘貼規(guī)整后，填制費用報銷單。費用報銷單上需寫明報銷人、報銷日期、報銷人所屬部門、報銷事由、后附單據(jù)數(shù)量及報銷金額。其中報銷金額大小寫須相符，且費用報銷單表面不得涂抹。 7、填好的費用報銷單需先交由報銷人所屬部門經(jīng)理審核，部門經(jīng)理應(yīng)確認各項費用為應(yīng)該發(fā)生，方可簽字。另外對于營銷人員費用報銷參照《營銷人員薪酬管理辦法及費用管理》執(zhí)行。 8、部門經(jīng)理審核簽字后，報銷人將報銷單交至財務(wù)部，由財務(wù)會計審核簽字并由財務(wù)經(jīng)理簽字確認。財務(wù)部審核應(yīng)本著以下原則： (1)、審核單據(jù)粘貼是否規(guī)范，字跡有無涂抹; (2)、審核各項費用金額大小寫是否與后附原始單據(jù)金額相符; (3)、審核各項費用發(fā)生是否切合實際，有無虛報、多報;(參照費用報銷制度) (4)、審核簽批手續(xù)是否齊全。 若以上三條有一項不符合規(guī)定，財務(wù)部有權(quán)將該報銷單退還報銷人，要求其重新填寫。 9、財務(wù)會計將財務(wù)部復(fù)核后的費用報銷單，上報相關(guān)部門副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批，總經(jīng)理簽字后視為同意財務(wù)部付款。上報時間：每星期二、星期五。 10、會計將簽字審批手續(xù)齊全的費用報銷單交至財務(wù)部，要求出納員通知報銷人并給予付款。出納員看到審批手續(xù)齊全的費用報銷單方可向報銷人付款，同時，報銷人在領(lǐng)款憑證上簽字。如有一項手續(xù)不全，出納員不予支付。報銷時間：星期二、星期五下午4：00以后。 11、其他報銷內(nèi)容和要求參照相關(guān)規(guī)定。 附則 第四條此制度未涉及事項，暫按總經(jīng)理的意見核定報銷，之后由財務(wù)部對該制度進行補充及完善; 第五條本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。