對應收和應付項目進行賬齡分析，是企業(yè)財務工作必須進行的一項內容。有一部分用戶的用友總賬系統(tǒng)中不包括應收賬款和應付賬款管理模塊，因此賬齡分析工作只能依靠備查賬簿進行人工分析。當應收和應付項目業(yè)務量龐大時，傳統(tǒng)人工分析方法的工作效率和準確性均會受到一定程度的影響。 　　用友總賬系統(tǒng)內存儲應收、應付項目及其明細科目的明細賬，通過分析用友總賬系統(tǒng)應收、應付管理模塊的基本原理，可以開發(fā)外部輔助程序實現(xiàn)賬齡分析，并同時實現(xiàn)應收、應付項目管理。 　　二、賬齡分析功能的基本實現(xiàn)方法 　　由于應收項目的基本原理與應付項目相同，下面以應付賬款為例，說明賬齡分析功能的基本實現(xiàn)方法。 　　假設財務報表應付賬款的賬齡分成四個時間段，即1年以內、1至2年、2至3年和3年以上。外部輔助程序在進行賬齡分析按以下步驟進行： 　　（一）首先按明細科目（包括供應商輔助核算項目）讀取用友總賬系統(tǒng)當前月份三年前的期初余額做為賬齡3年以上的應付賬款金額； 　　（二）按時間段分別讀取用友總賬系統(tǒng)的貸方發(fā)生額做為對應賬齡時間段的應付賬款金額； 　　（三）讀取用友總賬系統(tǒng)當前月份三年之間借方發(fā)生額，按由遠至近的順序沖銷各階段的金額，先沖銷3年以上的金額，沖至0開始沖銷2至3年的金額，以此類推至1年以內金額； 　?。ㄋ模⒏髅骷毧颇扛鲿r間段金額匯總即為應付賬款在各時間段的金額。 　　例如：以某單位2008年10月為分析期間，按以下步驟進行分析： 　?。ㄒ唬┦紫茸x取應付賬款明細科目2005年10月期初余額做為3年以上的金額；讀取并匯總2005年10月（含10月）以后至2006年10月（不含10月）以前的貸方發(fā)生額為2至3年的金額；然后讀取并匯總2006年10月（含10月）以后至2007年10月（不含10月）以前的貸方發(fā)生額為1至2年的金額；最后讀取并匯總2007年10月（含10月）以后至2008年10月（含10月）以前的貸方發(fā)生額為1年以內的金額。 　?。ǘ┌错樞蜃x取2005年10月（含10月）至2008年10月（含10月）區(qū)間內所有某明細科目的借方發(fā)生額明細，從該科目第一筆借方開始至最后一筆借方結束，按由遠至近的順序沖銷各區(qū)間金額，先沖銷3年以上的金額，沖至0開始沖銷2至3年的，直至沖銷到1年以內的金額。即假設所有發(fā)生的還款業(yè)務均用于歸還最先掛賬的金額。 　?。ㄈ┯嬎愀髅骷毧颇康馁~齡情況，匯總應付賬款總賬賬齡情況。分析結果見下表： 　　（2008年10月應付賬款賬齡分析表） 　　上述外部輔助賬齡分析程序在VFP9.0和SQL SERVER8.0及用友8.61總賬系統(tǒng)環(huán)境下調試通過。 　　三、賬齡分析功能的缺陷分析 　　由于在進行賬齡分析時按由遠至近的順序逐步進行沖銷，因此與真正意義上的賬齡分析結論并不一致。用友的應付賬款管理模塊在進行業(yè)務處理時需要指定“核銷”項目，即必須指定借方發(fā)生數(shù)用于歸還哪一筆貸方發(fā)生額，這種情況下的分析才是真正意義上的賬齡分析。 　　由于用友總賬系統(tǒng)業(yè)務處理時沒有“核銷”處理功能，只能按由遠至近的順序分析。按目前的分析方式，會少計年限較長的金額，多計年限較短的金額。其實質只是在沒有用友應付賬款管理模塊前提下的粗略估計。 　　例如：3年以前貸方余額為100萬元，本月發(fā)生貸方20萬元，本月發(fā)生借方20萬元（用于歸還本月的貸方20萬元）。 　　真正意義上的賬齡分析在進行處理時，本月借方的20萬元用于“核銷”本月的貸方20萬元，3年前的100萬元沒有進行處理，因此賬齡分析的結論是3年以上100萬元，1年以內0元。 　　外部輔助程序賬齡分析在進行處理時，本月借方的20萬元首先用于沖銷3年以前的100萬元，賬齡分析的結論是3年以上80萬元，1年以內20萬元。 　　兩種分析方法下應付賬款期末余額完全一致。 　　四、模擬用友應收、應付管理模塊功能的實現(xiàn) 　　為方便說明，仍以應付項目為例說明模擬用友應收、應付管理模塊功能的實現(xiàn)方法。 　　通過分析用友總賬系統(tǒng)應付管理模塊，得知用友總賬系統(tǒng)應付管理模塊的精髓在于其“核銷”處理，其在填制憑證時直接與歷史明細賬對應處理，即明確每一筆明細賬與歷史明細賬的對應關系，以此來精確計算賬齡。其業(yè)務處理過程是對每一筆貸方明細賬做相應的記錄，在借方有發(fā)生額時，要求用戶對歷史未核銷的貸方明細賬進行選擇，以明確對應的核銷關系。 　　簽于上述原因和分析，模擬用友應付管理模塊功能可以通過下述方法來實現(xiàn)。 　　通過開發(fā)外部輔助程序，在用戶填制憑證時如果為貸方發(fā)生數(shù)則為該筆明細賬做備查記錄，并同時寫入用友總賬系統(tǒng)的自定義字段，如果為借方發(fā)生數(shù)，則要求用戶對歷史明細賬進行選擇性核銷處理，并同時寫入用友總賬系統(tǒng)的自定義字段。寫入用友自定義字段的目的在于保證用戶對憑證進行編輯和調整時仍然保存有備查記錄。 　　在進行賬齡分析時，讀取用友總賬系統(tǒng)內記錄的備查信息，通過前述方法，以備查標記為判斷標準，而不是按由遠至近的順序沖銷，只計算未被核銷的明細賬，可以精確、迅速地計算應付款項在各時間段的金額。 　　續(xù)前例：3年以前貸方余額為100萬元，本月發(fā)生貸方20萬元，本月發(fā)生借方20萬元（用于歸還本月的貸方20萬元）。 　　外部輔助程序在進行處理時，先期已經對3年以前的貸方明細賬做備查標記，本月借方20萬元業(yè)務處理時同樣做備查標記，在進行貸方20萬元的業(yè)務處理時，用戶選擇核銷本月貸方20萬元。3年前的100萬元沒有進行處理，賬齡分析的結論是3年以上100萬元，1年以內0元。外部輔助程序的分析結論與用友總賬系統(tǒng)賬齡分析模塊的分析結論完全一致。 　　為進一步優(yōu)化外部輔助程序的功能，用戶在錄入應付款項時，可以同時錄入還款期限，因為用總賬系統(tǒng)內記錄業(yè)務的發(fā)生日期，通過外部輔助程序與當前日期的對比，還可以實現(xiàn)到期提醒功能。